Stage 1. 킥오프 미팅 (Kickoff Meeting) [프로젝트 라이프사이클]

 

 

\\Stage 1. 킥오프 미팅 (Kickoff Meeting) [프로젝트 라이프사이클]

 

 

  소개팅과 같은 만남에서도 그렇고 비즈니스 관계에서도 처음 만나는 자리에는 조금 더 신경을 쓰는 것이 당연지사. 좋은 인상을 남기기 위해서는 외적인 부분도 중요하겠지만 비즈니스의 첫 단추를 꿰는 '킥오프미팅'에서는 프로젝트의 방향이나 분위기를 만들어 나가는 중요한 자리이기 때문에 무엇보다도 사전준비가 중요하다. 또한, 여러 이해관계자가 한 곳에 모이는 자리가 생각보다 많지 않기 때문에 한 번이라도 더! 얼굴을 보고 인사를 나누고 앞으로의 업무에 협조 할 수 있도록 좋은 관계를 쌓아나갈 수 있는 좋은 기회가 된다.

  앞으로 6개의 시리즈로 프로젝트 라이프사이클을 다루면서 SAAS(Solution As a Service) 애플리케이션을 배포하는 과정을 그려 나가려고 한다.

프로젝트 매니저(Project Manager) 역량을 키우기 위해서

  현재 IT 회사에서 서비스(Professional Services)팀에 컨설턴트로 근무하면서 여러 제품에 대한 프로젝트 배포에 참여했다. 주니어 컨설턴트로 데이터 담당자(Data Specialist)로 프로젝트에 필요한 데이터를 로드하는 역할부터 시스템 수정과 유지보수를 진행하는 컨피그 담당자(Configuration Specialist) 역할 위주로 진행했다. 시니어 컨설턴트로 가기 위해선 시스템에 대한 전체적인 솔루션을 파악하고 디자인하는 솔루션 아키텍트(Solution Architect)와 프로젝트 전반적인 타임라인, 리소스 관리, 프로젝트의 소통 창구가 되는 프로젝트 매니저 (Project Manager) 의 역할을 잘 수행해야만 한다. (이것저것 저글링을 잘 하는 사람이 되어야 한다.)

  현재는 로컬 프로젝트의 프로젝트 매니저(Project Manager)를 맡거나 프로젝트 매니저가 되기 위해서 필요한 업무를 하나씩 배워나가고 있는 중이다. 그렇다. 나는 초보 프로젝트 매니저(Project Manager)다. 내가 느끼는 프로젝트 진행과정에서의 이야기를 풀어나가면서 어떤 점을 더 발전시켜 나가야 할 지 지켜보고자 한다.

프로젝트 라이프사이클(Project Lifecycle)

 

 

프로젝트 라이프사이클(Project Lifecycle) 을 보면 크게 5단계로 나뉜다.

• 킥오프미팅 (Kickoff Meeting)
• 리뷰미팅 (Review Meeting)
• UAT (User Acceptance Testing)
• 교육 (Train the Trainer / End User Training)
• 운영환경 배포 (Deployment)

  킥오프미팅(Kickoff Meeting)은 말 그대로 프로젝트 시작을 위해 첫 발을 떼는 미팅이다. 프로젝트와 관련된 이해관계자(Stakeholders)가 한 자리에 모여 프로젝트의 목적과 목표를 나누고 주요 일정을 확정한다. (최근엔 온라인으로 킥오프미팅을 진행하는 추세나 오프라인으로 진행하는 것이 보통이다.)SAAS 프로젝트는 고객의 인스턴스를 생성하자마자 기본적으로 제공되는 OOTB(Out of the box) 기능들이 있으며 고객의 요청사항에 맞게 설정이 변경되거나 커스터마이징 (Configuration & Customization) 하여 사용한다. 보통 프로젝트 착수 전에 세일즈 단계에서 어떠한 기능들이 추가로 필요한지에 대한 논의가 진행되며, 프로젝트 시작을 하고 나서는 고객의 요구사항(Requirement) 에 대한 확인 및 리뷰를 진행한다.

 

 

 

 

  고객의 요청사항에 대해서 구두로만 설명하면 집중도는 많이 떨어질 것이다. 킥오프 미팅에서는 보통 사전에 설정이 완료된 (Pre-configured) 된 환경에서 기본 기능과 함께 가능하다면 고객의 요청사항을 반영했을 때 보여질 수 있는 부분까지도 보여주면서 논의를 진행한다. 킥오프 미팅이 진행되는 중에는 보통 프로젝트 매니저(Project Manager)가 프레젠테이션과 데모를 진행하며, 다른 담당자는 고객의 요청사항에 대해 기록하고 확인하는 역할을 한다. 초기에 논의된 부분과 달라진 부분이나 새로 추가된 부분 등은 하이라이트한 후 미팅 마무리하기 전에 요구사항 항목을 리뷰하면서 다시 한 번 프로젝트에 대한 예상 결과에 대해 동일 선상에서 기대할 수 있는 장점을 가져다 준다 (Expectation Management 는 중요하다. 기능의 활성화 가능 여부 & 커스터마이징 가능 여부에 대한 컨설팅은 다른 경험이 있는 컨설턴트와의 사전 논의 등을 통해 정확한 정보를 고객에게 제공하는 것이 중요하다.)

미리미리 준비하여 후회없는 킥오프미팅(Kickoff Meeting) 만드려면?

킥오프 미팅 전에 미리 진행해 두면 프로젝트를 진행하면서 좋은 점들은 아래와 같다.

1. 계약서 내 고객이 요청한 요구사항에 대한 명확한 이해 & 추가적인 설명이나 논의가 필요하다고 생각되면 킥오프 미팅에서 안건으로 제안하여 논의되도록 진행한다.
2. 다른 프로젝트 경험을 바탕으로 추가적으로 발생 가능한 요구사항이나 안내할 사항이 있다면 관련 부분 추가 컨설팅 진행한다.
3. 프로젝트 진행에 앞서 발생 가능한 예상 질문에 대해 사전에 준비하는 것이 좋다. 프로젝트에 포함된 기능에 최근에 업데이트 된 것들이 있는지 미리 확인한다.
4. 데모는 고객에게 서비스에 대한 첫인상이다. 시나리오 기반으로 테스트 진행하며 동일한 프로세스로 미팅에서 데모를 진행할 수 있도록 연습 또 연습하는 것이 중요하다.
5. 미팅이 끝나기 전에 답을 얻어야 할 부분에 대해서는 리스트업 해두었다가 놓치지 않고 완료 되도록 Follow UP!
6. 미팅 말미에는 Next Step 에 대한 안내가 필요하다. (미팅 이후에 고객사 / 개발사에서 추가로 진행하여 업데이트 해야 할 안건에 대한 안내)
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[미국 IT회사 SaaS 애자일 프로젝트 라이프사이클 훑어보기 👀]

1. 킥오프 미팅 (Kickoff Meeting) - 프로젝트 라이프 사이클

2. 알파 리뷰 (Alpha Review) - 프로젝트 라이프 사이클

3. 베타 리뷰 (Beta Review) - 프로젝트 라이프 사이클

4. UAT (User Acceptance Testing) - 프로젝트 라이프 사이클

5. 교육/트레이닝(Training) - 프로젝트 라이프 사이클

6. 배포(Deployment) - 프로젝트 라이프 사이클