🥇 업무 우선순위 정하기 (First things First!)

 

업무 우선순위를 정하는 이유? 우리의 업무 시간은 8시간으로 한정되어 있는 리소스다. 이 시간을 최대한 효율적으로 사용하지 않으면 야근야근의 길이 찾아온다. 야근을 피하기 위해서, 일잘러가 되기 위해서 업무 우선순위를 꼭 정하여 진행하는 것이 좋다. 

내가 생각하는 우선순위를 정하는 방법;

우선 업무 태스크 중 특정 기간동안 집중해서 처리해야 할 일에 대해서는 캘린더 블락을 해 둔다. (나 같은 경우엔 1시간 블락부터 4시간 블락까지!) 미팅이라면 참석자들도 초대하고, 혼자 해야 할 일도 캘린더 블락을 해 두어 업무 집중할 수 있도록 하고, 오늘 꼭 마무리 해야 할 일을 상기시키게 하는 효과를 주기도하니 효과적인 방법이라고 생각한다.

업무 중에 추가로 들어오는 메일이나 연락의 건에 대해서는 아래와 같은 방법으로 우선순위를 정할 수 있다.

1. 중요하면서 급한 일 (지금 당장 안하면 망할 것 같은 일🔥 - 바로 처리한다.) 

2. 중요하면서 급하지 않은 일 (우선 마감 기한을 알리는 메일을 보낸 뒤, 캘린더 블락을 할당해두어 기한 내 마무리 될 수 있도록 처리한다.)

3. 급하면서 중요하지 않은 일 (기한에 맞춰서 진행한다.)

4. 급하지도 않고 중요하지도 않은 일 (하지 않는다. 그러나 시키면....한다? 🤣)

아무것도 모르는 신입이 시절 (라떼는 아닙니다..아닐걸요?) 업무를 하면서 업무 우선순위 정하기에 대해서 혼란스러웠던 적이 있다. 어떤 때는 연락이 하나도 안 오다가 어떤 때는 쏟아지는 메일을 바라보며 울면서 야근을 하고 있는 나를 발견하기도 했다.

처음에는 선입선출법으로 접근해봤다. First In First Out! 공평하다고 생각했다. 새로운 메일이 쌓이든 말든 먼저 온 메일부터 확인하고 진행했다. 뒤늦게 확인한 메일에서 시스템 이슈에 대한 내용을 확인한 경우도 있다. 일은 쌓이고 어떤 것을 먼저 시작해야할 지 몰라 우왕좌왕하다가 이도저도 아닌 애매한 결과만 만들어 두고 퇴근하기도 했다. (이럴 땐 기분이 좋지 않다.)

좀 더 눈에 잘 띄고 직관적인 방법이 없을까? 생각하다가 아래와 같은 방법을 사용하기 시작했다.

1. INBOX 활용하기

INBOX에는 현재 오픈되어 있는 테스크만 담아둔다. INBOX 의 양에 따라 내가 처리해야 할 업무량이 한 눈에 보인다. 그리고 INBOX 내 메일엔 태그를 추가하여 프로젝트별로 구분하여 볼 수 있도록 한다. 색상태그를 두어 태그색상만 보더라도 어떤 프로젝트의 업무가 많은지 확인할 수 있다. 

> Gmail 의 INBOX

당일 바로 처리해야 하는 업무 - 우선순위가 높은 업무는 아래와 같이 별표 표시를 활용하여 눈에 더 잘 띄도록 한다.

Gmail 메뉴 중 내가 제일 좋아하는 기능은 스누즈이다. 특정 프로젝트 태스크를 한번에 보고 싶을 때, 스누즈를 활용하여 1분 뒤로 설정해두면, 선택된 메일이 INBOX 맨 상단에 일렬로 표시됨으로써 한눈에 프로젝트 내 태스크를 리마인드 할 수 있다. 더 이상 필요없는 이메일 루프는 프로젝트 폴더로 옮기기도 한다. 

매일 아침 프로젝트별 스누즈를 통해 업무 우선순위를 재정비한다. 

2. 프로젝트 & 고객사별 운영 폴더 

이메일 루프가 마무리되면 추후 참조를 위해 각각의 폴더로 옮겨둔다. 시간이 흐른 뒤 관련 프로젝트 관련 내용 검색하려면 해당 폴더 내에서 검색하면 된다. 🕵️‍♀️

3. 오늘 정한 일정대로 하루가 순조롭게 진행된다면 얼마나 좋을까?

나는 평화주의자다. 감정이 요동치는 걸 힘들어한다. 아침마다 일정 계획을 세우고 평화롭게 커피를 마시며 업무를 하는 도중에 "긴급!" 꼬리표를 달고 INBOX 에 차오르는 메일을 보면 마음이 좋지 않다. 못본척 내가 하던 일을 마무리 하고 싶지만 "긴급!"한게 정말 1분 1초가 급한 것이면 난 망한다! 라는 생각으로 1초만에 메일을 클릭한다. 

우선 메일을 훑어보고 정말 급한 이슈의 건 (시스템 작동을 하지 않는다던가 하나만 확인해주면 바로 정상 업무가 가능하다고 한다면)은 하던 일을 멈추고 "긴급!" 업무를 처리한다. 중요한 문의의 건이나 어느 정도 기한을 두고 답을 줘야하는 경우라면 언제까지 답을 주겠다는 "안내" 메일 정도만 보내둔다. 그리고 해당 업무는 캘린더에 1시간~2시간 정도의 덩어리 업무로 표기해두고 일을 진행한다. 비교적 단순한 답변이 필요한 건인데 바로 답을 하지 않아도 되는 건이라면 현재 진행하는 덩어리 업무를 마무리 하고 메일을 보낸다. 

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